隱藏在內容管理系統(CMS)之后的基本思想是分離內容的管理和設計。頁面設計存儲在模板里，而內容存儲在數據庫或獨立的文件中。 當一個用戶請求頁面時，各部分聯合生成一個標準的 HTML 頁面。

一個內容管理系統通常有如下要素：

文檔模板

腳本語言或標記語言

與數據庫集成

內容的包含物由內嵌入頁面的特殊標記控制。這些標記對于一個內容管理系統通常是唯一的。 這些系統通常有對較復雜的操作的語言支持，如 Python, Perl, 或 Java 等。

內容管理系統對站點管理和創造編輯都有好處。這其中最大的好處是能夠使用模板和通用的設計元素以確保整個網站的協調。 作者只需在他們的文檔中采用少量的模板代碼，然后即可把精力集中在設計之上的內容了。要改變網站的外觀，管理員只需修改模板而不是一個個單獨的頁面。

內容管理系統也簡化了網站的內容供給和內容管理的責任委托。很多內容管理系統允許對網站的不同層面人員賦予不同等級的訪問權限， 這使得他們不必研究操作系統級的權限設置，只需用瀏覽器接口即可完成。

其他的特性如：搜索引擎、日歷、Web 郵件等也會內置于內容管理系統 CMS 內，或允許以第三方插件的形式集成進來。